Das ist ein Lernzettel zum Moderationsformat „Lean Coffee“.
In Kurz
Das Moderationsformat „Lean Coffee“ gibt Meetings eine leichtgewichtige Struktur, um den allgemeinen Austausch zu strukturieren. Es eignet sich gut für Diskussionsmarktplätze, bei denen der Austausch im Vordergrund steht und weniger gut für Meetings, bei denen Entscheidungen im Vordergrund stehen.
Der moderierenden Person kommt während der Besprechung der Themen eine wichtige Rolle zu: sie muss die Timebox halten und ggf. die Teilnehmenden sanft unterbrechen.
Herkunft
Erfunden wurde das Lean Coffee Format 2009 von Jeremy Lightsmith und Jim Bensen, um die Prinzipien des Lean Thinking auf die moderne Wissensarbeit zu übertragen.
Ablauf
1. Vorbereitung
Der Moderator bereitet ein einfaches Kanban Board vor und hält ggf. Stickies für das Sammeln der Themen bereit.
2. Themen sammeln
Im Gegensatz zu klassischen Meetings findet die Erstellung der Agenda während des Meetings statt. Themen können trotzdem bei Bedarf vorher (z.B. auf einer Confluenceseite) gesammelt werden, zu Beginn sollte aber auf jeden Fall die Möglichkeit haben, auf Post-Its oder auf einem Miro Board wichtige Themen zu aufzuschreiben. Das passiert in Stille, jeder für sich.
Technik: Brainwriting
3. Themen vorstellen
Die Teilnehmer stellen reihum kurz(!) Ihre Themen vor, es findet noch keine inhaltliche Diskussion statt. es empfiehlt sich eine kurze Timebox, z.B. eine Minute.
Technik: in Runden sprechen
4. Themen priorisieren
Alle Teilnehmenden haben eine festgelegte Anzahl von Punkten, die sie frei auf die Themen verteilen können. Dadurch ergibt sich eine Priorisierung: das Thema mit den meisten Punkten wird zuerst besprochen, dann nachfolgend die Themen mit weniger Punkten.
Technik: Mehrheitsentscheid mit Mehrfachbepunktung
5. Themen besprechen
Die Gruppe bespricht jedes Thema der Reihe nach. Eine zuvor festgelegte Timebox regelt dabei die Länge und stellt das Herzstück des Formates dar. Die initiale Timebox ist beispielsweise 5 Minuten. Nach 5 Minuten unterbricht die Moderation kurz das Gespräch und fragt, ob die Gruppe das Thema weite besrechen möchte. Ist die Mehrheit der Gruppe dafür, läutet der Moderator mit einer kürzeren Timebox die nächste Runde für das Thema ein, z.B. 3 Minuten.
Ist die Mehrheit für das nächste Thema, wählt der Moderator das nächste Thema aus – entsprechend der Priorisierung.
Die Länge der Timeboxen ist wählbar und sollte zum Kontext passen. Nicht zu kurz und nicht zu lang.
So werden der Reihe nach alle Themen besprochen.
Technik: Mehrheitsentscheid, Timebox
6. Abschluss
5 Minuten vor Schluss unterstützt eine kurze Reflexion die Teilnehmenden dabei zu bewerten, wie das Meeting empfunden wurde. Als Format bietet sich z.B. ein ROTI Feedback an.
Tipps & Tricks + Hinweise
- Die Timebox am Anfang nicht zu kurz wählen. Erfahrungsgemäß wirkt am Anfang das Meeting etwas stressig auf die Teilnehmenden, da sehr viele Themen in kurzer Zeit besprochen werden können.
- Es macht Sinn, zu Beginn darauf hinzuweisen, das am Ende der Timebox das Gespräch kurz unterbrochen werden muss bzw. der Moderator das tut.
- Die Timebox mit einem visuellen oder akkustischen Signal anzeigen.