Es ist Sonntag und du liest entspannt Zeitung und der Artikel ist wirklich richtig gut und fesselt dich. Du bist so richtig drin und dann kommt deine Kleine und will, dass du ihr hilfst, die Schuhe anzuziehen. Machst du und nach ein paar Minuten sitzt du wieder am Tisch und willst weiterlesen. Wo war ich noch mal? Ach da!
Ablenkungen gehören im privaten wie im beruflichen Alltag dazu. Der ständige Blick aufs Handy, die E-Mails eintrudeln oder der Kollege, der dich kurz via Teams anchattet und fragt, ob du mal drei Minuten Zeit für ihn hast. Ganz abgesehen von den Meetings und Terminen, mit denen dein Kalender vollgepackt ist. Wo schaffen wir da noch unsere Arbeit?
Aus psychologischer Sicht ist das Wechseln von Aufgaben eine Funktion des Gehirns, die es uns ermöglicht, unsere Aufmerksamkeit von einer Aufgabe auf eine andere zu lenken.
Das geschieht unbewusst. Natürlich ist das Wechseln von Aufgaben und Richtungen auf der Organisationsebene durchaus kritischer zu sehen, jedoch durch die hohe Anzahl an unbewussten Task Switching bei Individuen ein großer Hebel, um Verschwendung zu vermeiden.
Jeder kennt sie, die im Minutentakt auftretenden Unterbrechungen durch Mails und andere Medien, die wir, um sofort verfügbar zu sein, auf unseren mobilen Geräten abrufbar bereit haben. Auch bekannt sind Kollegen, die ins Meeting kommen und sofort ihren Rechner aufklappen, um parallel noch die Präsentation für später fertig zu machen.
Richtig laut wird es nach Corona in den wenigsten Büros, da doch viele Unternehmen eine entspannte Homeoffice Regelung umgesetzt haben. Erstaunlich ist dennoch, dass die Kollegen, die wieder ins Büro kommen, viel eher durch Gespräche von Kollegen gestört werden, weil sie dies nicht mehr gewöhnt sind.
Aber all das reißt uns aus unserer täglichen Arbeit und nimmt uns unseren Flow. Springen Mitarbeiter ständig zwischen Aufgaben hin und her oder werden ständig unterbrochen, so kommt es zu mehr Fehlern und erhöhten Kosten. Versuchen wir mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen, spielen wir uns selbst einen Streich. Wir glauben, dass wir mehr erledigen und produktiver sind. In Wirklichkeit sinkt unsere Produktivität um bis zu 38 %.
Durch permanente Ablenkungen und Unterbrechungen sind wir nicht mehr im Hier und Jetzt, um unsere Aufgaben so gut wie möglich zu bearbeiten.
Durch Ablenkungen nehmen wir unsere Kollegen, die Umgebung und den Kontext nur unzureichend wahr. Gerade bei Remote Meetings kommt es leider vor, dass Kameras aus sind, die Kollegen parallel Mails beantworten und glauben, sie wären noch dabei. Doch Multitasking erzeugt Stress. Dieser entsteht zum Beispiel, weil an zu vielen Aufgaben parallel gearbeitet wird und keine einzige fertig wird und Kollegen auf die Fertigstellung warten müssen. Die mentalen Kapazitäten werden durch die vielen verschiedenen unerledigten Aufgaben zunehmend blockiert und klares Denken erschwert. Im schlimmsten Fall arbeiten wir möglichst schnell und achten nicht auf die Qualität.
Untersuchungen zeigen, dass wir etwa 15 Minuten brauchen, um uns nach einer Ablenkung wieder in ein Thema einzudenken und an den Punkt zu kommen an dem wir unterbrochen wurden. Die Frage „Hast Du mal 5 Minuten für mich?„, erscheint nun in einem anderen Licht.
Das Harvard-Business-Review schreibt, dass durch das Fokussieren auf mehr als nur ein Thema und Kontextwechsel 40 % Produktivität verloren gehen. Messungen haben ergeben, dass der durchschnittliche Schreibtischtäter pro Tag 2,1 Stunden durch Kontextwechsel abgelenkt wird. Das sind bei 220 Arbeitstagen pro Jahr gut 462 Stunden, die verloren gehen.
Was sind die Ursachen für Task Switching?
Unsere ToDo Liste ist lang und wir haben zu viel auf dem Schreibtisch. Wenn dann die Priorität fehlt und alles wichtig ist und am besten sofort erledigt werden muss, dann haben wir ein perfektes Umfeld für Task Switching.
Gibt es kein priorisiertes Backlog, das von oben nach unten abgearbeitet wird, mit Aufgaben, die die richtige Größe haben und in überschaubarer Zeit bearbeitet werden können, wird es ebenfalls schwer, Task Switching zu vermeiden.
Auf Kollegen oder Informationen warten zu müssen verleitet natürlich auch zum Task Switching. Unser Arbeitstakt können wir nicht abschließen, bevor andere ihre Tätigkeit abgeschlossen haben. Durch die zunehmende Flexibilisierung des Arbeitsalltags hat dieses Phänomen in den letzten Jahren zugenommen. In diesem Fall ist die Organisation mit ihren Rollen und Verantwortlichkeiten maßgeblich für diese Wartezeiten verantwortlich. In der Zeit, in der Aufgaben nicht abgeschlossen werden können, beginnt der Mitarbeiter mit neuen Aufgaben und das Warten beginnt von vorn. Durch diese Arbeitsweise lernen Mitarbeiter, sich an diese ineffektive Form zu gewöhnen.
Was können wir tun, um Task Switching zu vermeiden?
Projektteams und Mitarbeiter sind am effizientesten, wenn sie im Flow sind. Klare Prioritäten und verbindliche Termine helfen dabei, den richtigen Fokus zu finden.
Unterbrechungen sollten geplant werden. Telefonate können terminiert und hintereinander gelegt werden, um sie nicht über den ganzen Tag zu verteilen. Meetings sollten nur dann stattfinden, wenn sie wirklich sinnvoll sind.
Um produktiver arbeiten zu können, empfehlen wir festgelegte Zeiten, wie etwa von 9 – 12 Uhr, in denen es keine Meetings gibt und ALLE an ihren Aufgaben arbeiten. Meetings sollten erst nach dem Mittagessen und im Stehen abgehalten werden.
Manche Mitarbeiter stellen sich Blocker in den Kalender, um in dieser Zeit effektiv arbeiten zu können. Wird dies nicht im Team koordiniert, d.h. der eine blockt vormittags, der andere nachmittags, dann hat das den Nachteil, dass weniger Zeit zur Verfügung steht.
Empfehlenswert für Teams, die ständig von außen neue Aufgaben bekommen, ist, eine Person aus ihrem Kreis zu wählen, der oder die diese Aufträge entgegennimmt oder filtert.
Im Scrum beschützt der Scrum Master das Team vor Störungen von außen, sodass die anderen Teammitglieder in Ruhe arbeiten können. Es muss klar sein, dass neue spontane Aufgaben zu Verzögerungen führen und nur in absoluten Ausnahmesituationen das Team gestört werden sollte.
Zur Planung von Aufgaben und um einen Flow bei der Bearbeitung dieser im Team zu ermöglichen, empfehlen wir ein Kanban-Board als eine einfache Lösung zum Starten. Jira, Planer und Trello eignen sich hervorragend, um den Überblick nicht zu verlieren.
Ein Kanban-Board ist ein agiles Projektmanagement-Tool, mit dem du alle Aufgaben visualisieren, laufende Aufgaben begrenzen (WIP-Limits) und die Effizienz steigern oder den Workflow optimieren kannst. Es kann dabei helfen, die tägliche Arbeit optimal zu strukturieren. Mittlerweile ziehen wir digitale Softwaretools den physischen Boards vor. Gerade bei verteilten Teams überwiegen die Vorteile.